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Quando un’azienda stila e programma il calendario delle fiere cui parteciperà durante l’anno, la prima azione da mettere in atto è quella di contattare l’organizzatore della fiera stessa per confermare la propria partecipazione e comunicare lo spazio espositivo di cui necessiterà.
Una volta ricevuta la conferma circa l’area espositiva a disposizione, l’azienda dovrà subito occuparsi di quello che è l’elemento più importante in termini commerciali, di marketing e di comunicazione: ovvero lo stand dove verranno presentati i prodotti, accolti i clienti e i fornitori, intrattenuti i visitatori.
Lo stand rappresenta, infatti, l’immagine dell’azienda durante l’evento ed è molto importante che sia in linea con l’immagine e la mission aziendale e che abbia un buon impatto sulle persone che lo visiteranno e interagiranno con l’azienda.
Prima di tutto bisogna procedere a selezionare il partner che si occuperà della realizzazione dello stand: si può decidere di affidarsi a fornitori con cui si ha già lavorato oppure, qualora si tratti di una fiera all’estero o in un mercato lontano, di affidarsi a fornitori locali che possono essere più vantaggiosi in termini di prezzo soprattutto per quanto riguarda il trasporto dello stand stesso.
Con il partner si deciderà prima di tutto la tipologia di stand che si vuole realizzare e soprattutto il materiale con cui verrà realizzato.
Gli stand possono, infatti, essere realizzati con materiali tradizionali quali il legno, l’acciaio o il ferro oppure anche con strutture realizzate con gonfiabili come quelle di Gonfiabili Pubblicitari.
Dopo aver deciso il materiale, bisogna pensare all’architettura dello stand; per architettura dello stand si intende diversi elementi quali le pareti, il pavimento e il soffitto.
Molto importante è che questi elementi siano in linea per quanto riguarda i colori e l’immagine con il brand dell’azienda.
Una volta decisa l’architettura, è il momento di passare al layout dello stand che è di estrema importanza per disporre al meglio le varie aree funzionali.
Le aree funzionali solitamente sono:
- Zona accoglienza: dove vengono accolti i visitatori solitamente dal personale dell’azienda accompagnato da qualche hostess.
- Zona espositiva: dove vengono presentati i prodotti fisici o tramite presentazioni video (soprattutto qualora si tratti di prodotti di macchinari di grandi dimensioni)
- Zone meeting: è l’area dove avvengono le operazioni a livello di business, dove si dialoga con i clienti e i fornitori, si instaurano partnership e nascono le trattative di vendita.
- Zona ristoro: la zona ristoro è dove le hostess e il personale dell’azienda offrono ai visitatori cibo, bibite e vini per allietarli e rendere la loro esperienza ancora migliore.
Altro elemento molto importante è l’illuminazione che è di fondamentale importanza per dare risalto allo stand, ai prodotti e avere un effetto impattante su chi visiterà lo stand.
Gli elementi d’illuminazione andranno appesi al soffitto e anche su eventuali pannelli; chiaramente la loro disposizione cambia a seconda che si tratti di uno stand aperto o chiuso.
Per allestire lo stand bisogna anche pensare a sedie, tavoli, piante, televisori, computer e altri elementi d’arredo; per capire di quante sedie e tavoli si necessita è importante capire quante persone lavoreranno all’interno dello stand, la stima di quanti visitatori ci si aspetta di accogliere (più facile per clienti e fornitori, meno per eventuali visitatori) e la disposizione degli altri elementi (tv, piante, etc) all’interno dello stand stesso.
Come ultimo elemento bisogna anche prestare attenzione, soprattutto nel caso di stand di grandi dimensioni, a fare in modo che gli utenti possano muoversi in maniera fluida all’interno dello stand e non si vengano a creare lunghe code in momenti di massimo affollamento all’interno.