Nella vita abbiamo tutti partecipato almeno una volta ad una sessione di formazione o una riunione dove, seduti in silenzio fissavamo diapositive durante l’ascolto di un presentatore.
Per il presentatore è fondamentale avere un pubblico concentrato su cosa lui abbia da dire. La giornata nella maggior parte dei casi si conclude con massimo una o due nozioni che abbiamo appreso. Tutto il resto verrà dimenticato in breve tempo.
Questo è un grande problema, perché è in fin dei conti è una perdita di tempo per tutti i partecipanti.
Mentre da una parte le slide sono un ottimo strumento per la formazione o pitching, ma non devono essere l’unico modo per trasmettere un messaggio. Per cominciare , non pensare all’evento come sola formazione o una semplice riunione, ma pensare ad esso come un’esperienza differente. Per creare un’esperienza significativa verso il proprio pubblico, il presentatore ha bisogno di sporcarsi le mani.
Bisogna quindi coinvolgere in modo attivo il proprio pubblico.
Dopo tutto, il punto fondamentale è riunire un gruppo di persone e cambiare il loro modo di pensare, di agire o di lavoro.
Vogliamo un apprendimento, un messaggio forte, e che rimane nel tempo. Dobbiamo stupire il nostro pubblico.
Ecco come organizzare una presentazione aziendale che non sarà una semplice lezione, ma una vera e propria “esperienza di apprendimento”:
1. Coinvolgere e stimolare
Questo è il ruolo del motivatore. L’energia nella stanza deve rimanere alta ed i partecipanti pienamente impegnati. Cammina lungo la stanza e mostra interesse per i partecipanti. La dimostrazione di interesse è il miglior modo di essere apprezzati. Se non lo fai, l’attenzione scende. Se questo accade creerà un gruppo di persone poco interessate, che è da una parte frustrante per chi tiene la lezione, ma potrebbe comportare un invito declinato per gli eventi futuri.
2. Anticipare
Sempre giocare di anticipo. Cosa potrebbe andare male? Devi essere pronto a tutto e tenere conto di tutte le possibili variabili. Ad esempio, se un presentatore deve mostrare un video, assicuratevi di abbassare le luci o di avere gli adattatori VGA (per Mac e PC), avere il il telecomandi pronto con batterie nuove vicine.
3. Interattività
Adoperarsi per favorire la discussione nella stanza prima di approfondire o rispondere alle domande. Indirizzare tutte domande al relatore, in modo da colmare tutti i dubbi in modo esperto. Questo è utile per un corso di coaching. Il presentatore è l’unico nella stanza a conosce il contenuto dell’argomento, il messaggio finale e le dinamiche di comunicazione. È importante creare interazioni tra i partecipanti, in modo da vedere un risultato positivo.
4. Rispettare l’ordine del giorno e le tempistiche
Molti dei vostri partecipanti verranno probabilmente da lontano. Avranno incontri programmati prima o dopo l’evento. La gestione del tempo è estremamente importante. Procedi anche con delle pause nel tempo. Se invece non sarà rispettato l’orario di inizio i partecipanti saranno preoccupati di non rispettare i tempi.
5. Siate preparati
Tutti i materiali della sessione devono essere stampati e preparati in anticipo. Anche le dispense devono essere consegnate prima della sessione. I partecipanti possono disdire all’ultimo minuto, arrivare in ritardo o finire prima. Sfruttate tempo supplementare avendo un elenco di attività di riempimento o di discussioni che si possono lanciare.
6. Scegliere
Il successo del programma dipende dai presentatori e dalla presentazione, ma anche dal pubblico che la segue. Riconoscere sempre il livello di riferimento. Mai sottovalutare il potere di riconoscimento pubblico !
7. Gratitudine reciproca
Ringrazia tutti i partecipanti durante la fase di chiusura. Riconosci il loro duro lavoro e l’attenzione mantenuta per tutta la presentazione. Condividi quanto personalmente hai apprezzato del loro contributo. Per concludere, chiedi a tutti i partecipanti di condividere cosa gli è rimasto, l’elemento di azione o quello che hanno apprezzato maggiormente. Questi vengono percepiti come dei buoni momenti che creeranno apprezzamento!