In un contesto startup dove massimizzare le risorse e il tempo è cruciale, riuscire a gestire efficacemente il tempo diventa fondamentale, per riuscire a far correre la neonata “macchina aziendale” quanto prima.

 

Produttività ed efficienza quindi al primo posto per riuscire a competere con le altre aziende già presenti sul mercato, era uno dei pilastri per la costruzione di una startup di successo nel bestseller “Lean startup” di Eric Ries.

 

Uno dei compiti più difficili del CEO di una startup, è quello di trovare e sperimentare sempre metodi nuovi per incrementare la produttività nei processi.

 

Ecco qui quindi 5 consigli utili per la gestione efficace del tempo all’interno della tua startup:

 

1 Pianifica

Pianifica in maniera intelligente e agile come una startup deve fare.

È bene sì avere un piano a lungo termine a cui far riferimento ma la tua to do list da guardare deve essere giornaliera o settimanale.

 

Pianifica con scadenze, dipendenze e priorità i tuoi compiti. Trello in questo senso può essere un ottimo strumento.

2 Dividi, elimina e delega

Sempre per un discorso di pianificazione è inutile creare to do list con task che richiedono giorni o settimane di lavoro.
Impara a suddividere i task, eliminare quelli che non sono strettamente necessari al tuo scopo ultimo e delega quelli che ti portano via tempo.

 

La regola di Pareto secondo la quale il 20% delle attività che fai ti porta l’80% non è solo una leggenda.

 

Non aver paura di delegare, ma sii preciso sugli obbiettivi e su come vorresti che i compiti vengano svolti,

 

3 Elimina le distrazioni e prenditi delle pause

Elimina tutti gli elementi che possono interrompere il tuo focus o flusso lavorativo.

Creare un tuo ambiente e ritmo ottimale, è necessario per la nostra efficienza. Così come è importante prendersi delle pause per staccare e rilassare il cervello. Ognuno di noi ha dei ritmi di lavoro diversi.
Alcune fonti dicono che ogni 50 minuti bisognerebbe prendere 10-15 minuti di pausa, ma la questione è soggettiva.

Consigliamo inoltre di allontanare per quanto possibile il cellulare. L’85% dei manager infatti menziona chiamate e messaggi come principale fonte di distrazione dei propri dipendenti.

 

Se avete problemi di questo tipo vi consigliamo quest’app, che mette a disposizione una segretaria personale che risponde alle vostre chiamate del cellulare, quando siete impegnati.

 

4 Rispetta le scadenza, ma impara a rimandare

Questi 2 consigli potrebbero apparire in contrasto ma non è così. Le scadenze sono necessarie per aumentare la propria produttività, ma allo stesso tempo è importante capire le priorità e le urgenze e dare a queste il giusto peso.

 

Certe volte sarà quindi necessario rinviare alcuni compiti a periodi successivi, che però devono essere condivisi dal team in base alle necessità.

I reminder di google calendar, o di trello possono aiutarti a rispettare le scadenze o a postporre alcuni compiti ove necessario.

 

5 Documenta, monitora e implementa

Alla fine delle mese è necessario fare un resoconto di tutte le attività che hanno fatto consumare tempo utile all’azienda.

 

Documenta e monitora il tempo impiegato da ciascuno dei tuoi collaboratori per eseguire un compito per quanto possibile.

 

Tutte quelle attività che si sono rivelate più infruttuose di altre, o hanno fatto spendere più tempo del previsto, vanno implementate.

5 + (1) Rilassati ma continua a migliorare

Nessuno è perfetto quando si parla di produttività, e ci saranno sempre degli sprechi in questo senso.

Del resto non siamo mica dei robot.

 

È importante avere ben chiaro quali tempistiche sono soddisfacenti, quali possono essere migliorati e quali sono inaccettabili.

 

Un ambiente sereno e rilassato deve comunque poterci coesistere con la massima produttività. Un ambiente rilassato e sereno infatti stimola la coesione e la motivazione del tuo team inspirandone la creatività.

 

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